Gastos y Expenses administra de forma transparente todo tipo de gastos no productivo
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Plataforma Web que permite la Gestión Integral de todos los Gastos realizados mediante Efectivo, Tarjeta de Crédito y/o Proveedores en Cuenta Corriente.
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Administra las Imágenes Digitalizadas de los Comprobantes.
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Vincula a los Usuarios con los Centros de Costo y a los Rubros con las Cuentas Contables, para la correcta imputación de los Gastos y su contabilización automática en los ERP (mediante txt o webservice).
Características
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Aplicación Web, totalmente Customizable.
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Workflow Dinámico.
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Tablero de Control y Reportes a Medida
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Automatización de la Gestión Administrativa para la Carga, Imputación y Contabilización de los Gastos.
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Eficientiza el Proceso de Solicitud, Rendición, Aprobación, Liquidación y Control de los Gastos.
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Módulo Maestro para el Manejo Integral de la Solución (Definición de los Perfiles de los Usuarios, Administración de Centros de Costos, Cuentas Contables, Rubros,
Conceptos, Fijación de Parámetros, Generación de Reportes Estándares, Liquidación de los Gastos, Generación de los Archivos Contables, etc.).
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Módulo de Auditoría y Seguridad Informática para la Validación de los Workflows y Procedimientos dispuestos desde el Módulo Maestro.
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Auditoría de Políticas + Control Documental (Full o Muestral, Opcional).
¿Cómo funciona?
RENDICIÓN​
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El usuario carga todos los comprobantes de gastos en la aplicación.
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La plataforma va orientando al empleado a completar su rendición de gastos de forma intuitiva.
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Finalizada la carga, se realiza el envío de aprobación al superior, junto a un resumen que indica si existe algún desvío en la rendición. El usuario recibe un formulario con un código de barras para que adjunte en un sobre con todos los comprobantes de gastos.
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El sobre es enviado a auditoría interna.
APROBACIÓN​​
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El aprobador recibe un mail con un link para acceder a la plataforma y realizar la aprobación.
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El aprobador visualiza un tablero de control que permite verificar si se están cumpliendo las políticas corporativas y si existen desvíos.
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Los desvíos aprobados, deben ser justificados dentro de la plataforma.
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Los gastos aprobados quedan disponibles para ser imputados.
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En los casos que corresponda, habilitan la reposición de efectivo al empleado que presentó la rendición.
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Los gastos no aprobados, son rechazados y devueltos al usuario para que haga el descargo correspondiente o se anulen.
AUDITORÍA INTERNA
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Los comprobantes rendidos pueden ser auditados internamente en la empresa, o bien ser contratado ABSSA.
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Los comprobantes son sometidos dentro de la plataforma a una matriz de control documental.
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Los negativos son observados y puestos a disposición de los distintos niveles de autorización.
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Todos los comprobantes son digitalizados dentro de la plataforma.
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El sistema administra una cuenta corriente de gastos por cada legajo, indicando las reposiciones de efectivo a realizar y/o los descuentos que correspondan por incumplimiento de políticas.
INTEGRACIÓN CON PROVEEDORES
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Portal de acceso para los Proveedores.
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Solicitud de servicios a Proveedores de manera on line.
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Confirmación de Prestaciones en tiempo real.
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Panel de control de servicios prestados autorizados para facturar.
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Selector de Proveedor por logica inteligente que permite asignar servicios conforme a cuadro tarifario y/o porcentaje de trabajos en ejecución. buscando la mejor alternativa de relacion costo - beneficio.
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Concentrador de servicios prestados en una sola factura, pero con la capacidad de hacer las imputaciones correspondientes por centro de costo, rubro o servicio facilitando los procesos administrativos
IMPUTACIÓN CONTABLE​
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El sistema se parametriza con el sistema central de administración de la empresa. De esta manera, se realizan de manera automática las siguientes operaciones:
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Imputaciones contables
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Imputaciones en Centro de Costos
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Reposiciones de Efectivo al personal
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Control de gastos de Tarjetas de Crédito
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Toda otra imputación y/o traspaso de información que a solicitud del cliente sea requerida la integración entre los sistemas.
Beneficios
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Transparenta la alocación de los recursos e identificación de los Usuarios.
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A partir de la utilización del presupuesto, el sistema identifica los desvíos (por Área, Sector, Centro de Costo y/o Persona).
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Centraliza la Información y descentraliza las tareas operativas.
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Genera datos históricos.
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Simplifica los procesos de carga, aprobación, control, liquidación y contabilización, reduciendo los tiempos y mejorando el vínculo entre las áreas.
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Digitalización de los documentos asociados.
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Permite saber en qué se está gastando y también identifica las aprobaciones de gastos por excepción.
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Mejoras obtenidas por nuestros clientes
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Alcanzar el 100% de las Rendiciones presentadas.
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No supera el 3% del total los Gastos Aprobados por Excepción (aquellos que No Cumplen con la Política de la Compañía, como ser Comprobantes Fiscales No Válidos, Extravío de Comprobantes, etc.).
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Reducción del 18% del Gasto en Kilómetros y Comidas.
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Disminución del 25% del Gasto en Remises.
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Alcanzar el 100% en la correcta imputación de los Gastos de Viaje (Tickets Aéreos, Hoteles, Transfers, Gastos de 3ros no vinculados, etc.).
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Aplicaciones que integran la Solución
Gestión de Viáticos,
Dietas y Expenses Reports
Solicitud, Aprobación, Control e Imputación de los gastos y viáticos realizados por Personal Propio y/o de Terceros (Efectivo, Tarjeta de Crédito y/o Proveedores en Cta. Cte.).
Administración de
fondos fijos
Permite la Administración consolidada de todos los Fondos Fijos y/o Cajas Chicas
Gestión de viajes
Solicitud, Aprobación, Control e Imputación de todos los gastos asociados a los Viajes realizados por los empleados (Tickets, Hoteles, Transfers, otros).
Gestión de
remises
Gestion centralizada de los Remises y de las Empresas Prestadoras. Opera desde la solicitud misma del viaje a la agencia, asignando los mismos conforme a la mejor tarifa vigente, permitiendo compartir viajes que tengan mismo origen u destino dentro un rango horario. Contabilización automática por CC o Cta Contable
Gestión de todos los Beneficios no remunerativos otorgados al Personal (Adelantos, Reintegros, Activos en Comodato, otros)
Administración de
beneficios al personal
Gestión de solicitudes
de adelanto
Administre y gestione solicitudes de adelantos de dinero tanto para Fondos Fijos como para Viajes Corporativos o solicitudes personales. Cuenta con un workflow de aprobación y contabilización
Facilita la organización de todos los gastos de las tarjetas corporativas de su empresa, permitiendo descentralizar la operación, centralizar el control y efectuar la contabilización automática por cuenta contable o centro de costo.
Administración de
tarjetas corporativas
Registro de los distintos consumos dentro del Comedor (Personal Propio y de Terceros, Tipo de Consumo - desayuno, almuerzo, merienda, cena, Cupos por Perfil, Reportes Consolidados, etc).
Gestión de comedor
en planta
Gestión de control y seguimiento del uso de los vehículos de la compañía (Corporativos, Particulares, otros).
Administración de
flota de vehículos
